A partire dai primi anni di applicazione è stato possibile apprezzare quanto l’efficacia del GDPR sia legata all’attività delle autorità di controllo e all’esercizio dei loro poteri. La prima relazione di valutazione sul funzionamento del Regolamento ha evidenziato differenze tra le varie autorità nazionali nello svolgimento delle procedure amministrative e nell’interpretazione di alcuni concetti del meccanismo di cooperazione. Differenze che ben possono ostacolare la coerente ed efficace applicazione del Regolamento nel territorio dell’Unione per quanto riguarda i casi di trattamento transfrontaliero.
Si è dunque avvertita la necessità di un’armonizzazione superiore, in particolare con riguardo ad alcuni elementi critici: la forma del reclamo all’autorità di controllo, i diritti procedurali delle parti e il meccanismo di cooperazione tra autorità.
Tale, infatti, è il terreno d’azione della nuova proposta di Regolamento avanzata dalla Commissione il 4 luglio scorso, “che stabilisce norme procedurali aggiuntive relative all’applicazione del Regolamento (UE) 2016/679”, senza pregiudizio per la disciplina ivi contenuta.
Prima di tutto, si prevede un modello standardizzato per la proposizione del reclamo transfrontaliero, il quale detta il contenuto minimo della domanda ai fini della sua ricevibilità. La natura transfrontaliera del caso e la completezza del reclamo saranno valutate dall’autorità di controllo cui quest’ultimo è proposto, la quale lo trasmetterà all’autorità capofila nell’eventualità di un risultato positivo dell’esame. È chiaro, dunque, che di converso i reclami esclusivamente locali non richiederebbero l’applicazione della normativa in questione. Inoltre, è espressamente prevista la possibilità di una composizione amichevole tra le parti oggetto dell’indagine e il reclamante.
Sono poi posti in capo all’autorità capofila alcuni doveri di comunicazione e informazione: aggiornare periodicamente le autorità di controllo interessate in merito all’indagine, fornire loro le informazioni pertinenti e, una volta formatasi un’opinione preliminare sulle questioni principali dell’indagine, redigere una sintesi delle questioni chiave, relativamente alla quale le autorità interessate possono formulare osservazioni entro quattro settimane. La Proposta fornisce anche un elenco – apparentemente non esaustivo, adottando una lettura meno restrittiva della lettera normativa – delle informazioni comprese nei concetti di “informazione pertinente” e “questione chiave”, così da determinare il contenuto minimo dell’obbligo informativo. Similmente, sono puntualmente specificati il contenuto e la forma delle “obiezioni pertinenti e motivate” di cui il progetto di decisione può essere oggetto, come definite all’art. 4, 1° comma, n. 24) del GDPR.
La normativa potenzia anche i diritti di partecipazione dei soggetti coinvolti.
Al reclamante è data la possibilità di comunicare per iscritto le proprie opinioni in merito alla opinione preliminare di rigetto totale o parziale del reclamo da parte dell’autorità capofila, entro un limite temporale stabilito dall’autorità di controllo che ha ricevuto il reclamo e comunque non inferiore a tre settimane.
Allo stesso modo, le constatazioni preliminari che la capofila è tenuta ad elaborare ai sensi della Proposta, il cui contenuto è esplicitato da quest’ultima, devono essere trasmessi sia alle parti oggetto dell’indagine, sia ai reclamanti. Entrambi i soggetti, poi, possono replicare per iscritto esponendo le proprie opinioni entro il termine stabilito dall’autorità.
L’attenzione rivolta alla tutela dei soggetti partecipanti al procedimento si riflette anche nelle previsioni circa il contenuto del fascicolo amministrativo e il relativo diritto di accesso delle parti: non solo queste ultime devono poter esercitare il diritto di essere ascoltate, ma le conclusioni dell’autorità capofila devono obbligatoriamente basarsi “solo sui documenti citati nelle constatazioni preliminari o sui quali le parti oggetto delle indagini hanno avuto la possibilità di esprimersi”.
Infine, si dispongono alcune norme di dettaglio che meglio definiscono i rapporti tra le autorità di controllo. Al di là degli obblighi informativi sopra riportati, il legislatore europeo integra la disciplina sui mezzi per raggiungere il consenso sulla decisione transfrontaliera, sul meccanismo di composizione delle controversie, nonché sulla richiesta di pareri d’urgenza del comitato. Con riguardo agli ultimi due, in particolare, la Proposta indica i pertinenti obblighi di trasmissione documentale imposti all’autorità richiedente, a seconda della casistica rilevante, nonché elementi come i termini temporali per la registrazione del deferimento da parte del comitato.
La nuova Proposta entra dunque nell’iter legislativo europeo, in attesa della conclusione del quale si monitoreranno gli eventuali emendamenti apportati al testo della Commissione.